Saber cómo escribir un correo formal es la base para el éxito en tus comunicaciones y campañas de email marketing.
El envío de cartas comerciales por correo ordinario se resintió con la llegada de la Internet. Y es que el correo electrónico resultó más efectivo y económico, llegando a revolucionar las comunicaciones en las empresas.
Es el medio de comunicación existente en marketing con mayor efectividad. Si tus correos electrónicos no son abiertos, tendrías que examinar lo que falla.
A continuación te guiaremos en el proceso de escribir un correo formal efectivo desde el principio.
Cómo Escribir un Correo Formal Efectivo
1) El Asunto del correo electrónico debe ser el correcto
El Asunto debe figurar siempre en el mensaje, es lo primero que ven los destinatarios en sus buzones de correo; que abran el mensaje o lo manden directo a la papelera, dependerá de lo que lleve escrito el Asunto.
Evita palabras típicas del correo spam, tales como «gratis», «tienes un paquete esperando» o «te ha tocado«.
Los signos de puntuación tampoco son bien vistos. Mejor escribe las frases sin interrogaciones ni exclamaciones.
Lo ideal es que el Asunto lleve una frase corta pero con palabras fuertes en significado, precisas, sin necesidad de otras complementarias.
Además, te recomendamos utilizar palabras familiares para el destinatario del correo electrónico, para ello tendrás que conocer mínimamente su perfil.
2) La entrada ha de captar la atención
Y ya en el espacio destinado a redactar el mensaje, lo primero será escribir un saludo efectivo.
Si conoces el nombre de la persona a la cual te diriges, escríbelo porque crea confianza y a todos nos gusta que nos llamen por nuestro nombre.
En caso de desconocer el nombre, escribe un saludo estándar del tipo:
- Hola
- Apreciados señores
- Señores
Después del saludo, la primera frase introductoria es esencial para atraer la atención del lector.
Aún siendo un destinatario que nos conoce, es preferible mantener la norma de captar la atención.
3) Los puntos principales van en el cuerpo del mensaje
Después de la presentación viene el cuerpo del mensaje, espacio destinado a argumentar el motivo del correo electrónico.
Haz que el mensaje sea corto con párrafos de máximo tres líneas, usa negritas y cursivas donde encajen, y utiliza para las enumeraciones viñetas o números.
4) Una llamada a la acción es imprescindible
La escritura de un correo formal es clara, directa y sencilla; y el final tendrá el mismo estilo.
Tras las argumentaciones en el cuerpo del mensaje creando interés y deseo propios de un email efectivo, el lector necesitará un último empuje hacia la realización de la acción deseada.
El destinatario precisa de indicaciones que lo orienten sobre la mejor manera de consensuar un acuerdo.
5) Una despedida explícita
Es importante para que el email sea efectivo, una despedida acorde con el estilo general del mensaje y mencionar alguna conexión con lo que se haya explicado.
De hecho, las conexiones entre el destinatario y tú son apropiadas en cualquier lugar del mensaje.
Necesitas un final sincero y correcto para dejar en el lector la sensación de que lo tienes en buena consideración.
La frase de despedida suele incluir unas palabras que identifiquen al receptor.
Este es un ejemplo en tono formal:
Gracias por considerar nuestro sistema de aire acondicionado para su fábrica en Esplugues de Llobregat. Será un placer seguir informándole de novedades y resolver sus dudas. Mis más sinceros saludos a su equipo técnico y en especial a su fundador Don Gabriel Montes. Atentamente.
Y este en tono informal:
Espero haberte clarificado ideas. Para más información, ya sabes donde encontrarme. Saludos.
6) Los detalles en la firma
Haz una firma de correo profesional escribiendo el cargo que ocupas debajo del nombre, y seguidamente el nombre de tu empresa, tu teléfono de contacto y los iconos de tus redes sociales.
Si trabajas en una pequeña o mediana empresa ya tendrás un cargo definido en la empresa.
En caso de ser freelancer, búscate un cargo explícito que identifique exactamente tus responsabilidades.
Ejemplo:
7) Un P.S. al final
P.S. son las siglas de «post scriptum», en español «después de lo escrito«. Este se emplaza seguidamente de la firma si se quiere especificar alguna nota especial.
En esta sección se suele añadir un recordatorio de último momento o los archivos que vayan adjuntos al mensaje.
8) La revisión definitiva
Una vez acabada la redacción, revisa que no haya faltas, afina en el significado de las palabras, confirma que haya fluidez entre los párrafos, y asegúrate de referenciar las fuentes de información si fuera necesario.
Los errores y las faltas reducirían la efectividad del correo. También darían al lector una mala impresión de tu negocio. Está en tus manos que tu mensaje resulte en un correo formal efectivo, profesional, con un formato limpio y agradable de leer.
Escribir un email efectivo es fácil una vez conoces a la audiencia a la cual te diriges.
Cuando redactes un correo formal acuérdate de los tips que has visto en este post. Esto te facilitará escribir emails efectivos y mantener tus comunicaciones profesionales a un buen nivel.
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